L’état des lieux dans le bail commercial

L’état des lieux dans le bail commercial est une garantie pour les deux parties. Il va permettre d’attester de l’état du local au moment de l’entrée dans les lieux du locataire mais également au moment de la remise des clefs.
Estelle BOCCARA - Responsable du contenu juridique
Estelle BOCCARA
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Publié le :
4 novembre 2020
Temps de lecture :
6 min

L'état des lieux dans le bail commercial

L’état des lieux d’entrée et de sortie ont été rendus obligatoires par la Loi Pinel du 18 juin 2014. Cette obligation d’ordre public est prévue à l’article L. 145-40-1 du Code de commerce

Il vise à établir à l’instant T l’état actuel du local en décrivant de façon précise chaque partie du local. Il a pour but de décrire avec le plus de précisions possible tous les éléments présents et leur degré de vétusté. Cet état des lieux signé par les deux parties, servira de comparatif lors de la sortie du locataire. L’état des lieux d’entrée et de sortie seront comparés et si des défauts sont relevés, le propriétaire pourra, grâce au dépôt de garantie versé lors de l’entrée dans le lieu par le locataire, procéder à la remise en état.

Il pourra de ce fait conserver tout ou partie du montant du dépôt de garantie pour procéder à la remise en état du local. Pour cela, le propriétaire devra fournir des devis et justificatifs pour légitimer la retenue faite sur le dépôt de garantie.

Qu’est-ce qu’un état des lieux dans le bail commercial ?

Quel est l’utilité d’un état des lieux ?

L’état des lieux sert de preuve et définit avec précision l’état d’un local à l’instant T. Deux états des lieux existent :

  • L’état des lieux d’entrée : il se réalise avant la remise des clés et permet d’attester de l’état d’un local mis en location entre le propriétaire et le locataire au moment de l’entrée en possession par le locataire.

  • L’état des lieux de sortie : il permet de noter l’état du local rendu par le locataire. Le local doit être remis au bailleur dans le même état qu’à son arrivée. À défaut, une retenue sur le dépôt de garantie pourra être effectuée. 

La restitution du dépôt de garantie dépendra des éventuelles dégradations que pourrait subir le local concerné. Cet état des lieux doit être joint au contrat de location (bail commercial).

Attention, il ne faut pas confondre dégradations et vétustés. La différence se trouve dans la cause de l’altération d’un bien. 

Une dégradation : est due à une action ou à un oubli d’entretien. Si le locataire endommage le bien, les frais de réparations engendrés seront retenus sur son dépôt de garantie.

La vétusté : se produit de façon naturelle elle résulte de l’utilisation normale d’un local. Un local peut se détériorer même s’il n’est pas occupé, les détériorations de ce type ne peuvent pas être supportées par le locataire, le propriétaire se doit d’assumer toutes les charges en cas de vétusté.

Comment se déroule un état des lieux ?

Tout d’abord, l’état des lieux d’un bien commercial doit se faire impérativement avec la présence du bailleur et du preneur, ou de leurs représentants. Si l’une des deux parties est dans l’incapacité de réaliser l’état des lieux et qu’elle ne peut pas être représentée, elle devra faire appel à un huissier de justice, ce dernier se chargera d’assurer le bon déroulement de l’état des lieux.

Plus concrètement, chaque partie doit se rendre dans l’ensemble des pièces du local et en détailler l’état. Le plafond, les appareils électriques, les murs, les fenêtres, les points d'évacuations... Tous ces éléments doivent être inspectés, contrôlés et décrits dans l’état des lieux. L’inventaire des divers équipements dont le local peut éventuellement bénéficier doit également être dressé.

Mettez toutes les chances de votre côté pour réaliser un état des lieux complet

Pour que votre état des lieux soit le plus fidèle possible à la réalité et afin d’éviter tout contentieux lors de la restitution du local à la fin du bail commercial, vous pourrez suivre ces différentes étapes :  

  • Apportez un maximum de détails à l’état des lieux. Décrire efficacement un local en donnant le plus de détails possibles vous épargnera de potentiels désaccords avec l’autre partie.

  • Ne pas hésiter à ajouter des photos et des vidéos à votre état des lieux. Celles-ci pourraient vous être d’une grande utilité en cas de litige.

  • Essayez d’être en accord total avec l’autre partie. Réaliser un état des lieux fiable est dans votre intérêt, un désaccord vous obligera à engager un huissier de justice (et à payer les frais associés). À noter qu’en cas d’état des lieux établi par un huissier de justice, les frais seront à partager entre le bailleur et le preneur.

Ce qu’il faut absolument savoir à propos de l’état des lieux

Les mentions obligatoires imposées par la loi Alur

La loi Alur (aussi appelée Duflot II) publiée le 26 mars 2014 est une loi qui vise à encadrer et à apporter plus de transparence dans les locations. Pour servir cet objectif le décret d’application du 30 mars 2016 exige notamment de faire figurer quelques points importants sur l’état des lieux de votre local commercial :

  • Le type d’état des lieux : S’il s’agit d’un état des lieux d’entrée ou de sortie.
  • La date de réalisation de l’état des lieux. 
  • L’adresse du local commercial
  • Les noms et dénominations du locataire et du bailleur
  • L’adresse postale du bailleur
  • Les détails au sujet des clés et de l’accès au local commercial
  •  La signature des deux parties

S’il s’agit de l’état des lieux de sortie d’un bail commercial, vous serez contraint d’ajouter quelques détails supplémentaires :

  • La nouvelle adresse du locataire.
  • La date du premier état des lieux.

Il sera important  d’être rigoureux dans votre état des lieux et de profiter de l’annexe de ce dernier pour y insérer des photos et des vidéos.

Ce que le dispositif Pinel a changé

Le dispositif Pinel (ou loi Pinel) fut adopté en juin 2014. Sa création se justifie principalement par le désir de soutenir l'investissement dans l'immobilier locatif. Cette loi tend donc à protéger davantage le locataire d’un bail commercial. C’est à partir de son application que l’état des lieux est devenu obligatoire.

Il doit maintenant nécessairement exister deux versions de l’état des lieux, une pour le propriétaire et une pour le locataire et les deux versions doivent être en accord. Si les deux parties ne parviennent pas à s’accorder, un huissier de justice devra être convoqué et les frais engendrés seront partagés entre bailleur et preneur.

La loi impose désormais d’effectuer un état des lieux : 

  • À l’arrivée du locataire, au moment de la prise de possession des locaux commerciaux. 
  • À la fin du bail, au moment de la restitution des locaux commerciaux. 
  • Au moment d’une mutation, d’une cession de droit au bail ou d’une cession du fonds de commerce

Ces règles s’appliquent également aux baux dérogatoires qui sont des contrats de location de moins de 3 ans en vertu de l’article L. 145-5 du Code de commerce.

Que faire en cas de dégradations non constatées lors de l’état des lieux ?

Une fois l’état des lieux signé, le locataire peut se rendre compte de dysfonctionnements ou de dégradations qu’il n’avait pas constaté lors de l’état des lieux. Il dispose alors de 10 jours à compter de l’entrée dans les lieux pour effectuer une demande de modification auprès du bailleur. Si ce dernier refuse, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation, ou assigner directement le bailleur devant le tribunal compétent.

Absence d’état des lieux

La réalisation des états des lieux d’entrée et de sortie sont obligatoires depuis la loi Pinel de juin 2014 et plus précisément pour les baux conclus ou renouvelés à partir du 1er septembre 2014 . 

Que faire si vous avez signé ou renouvelé votre bail avant l’application de la Loi Pinel et qu’aucun état des lieux n’existe ?

L'article 1731 du Code civil prévoit qu’en cas d’absence d’état des lieux, le locataire est censé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives. 

Cet article favorise le bailleur, les lois Alur et Pinel ont tenté de corriger cette inégalité. Dorénavant, si bailleur ne transmet pas d’état des lieux au locataire ou s’il refuse de le réaliser, c’est à lui de prouver qu’il a livré le local en bon état de location.

L’essentiel à retenir d’un état des lieux dans le bail commercial

Vous l’aurez compris, l’état des lieux est extrêmement important et est même devenu obligatoire depuis le 1er septembre 2014. Il permet de noter de façon objective l’état d’un local à l’instant T. 

L’état des lieux retient l’état du local : Soit à l’entrée dans les lieux d’un nouveau locataire soit à son départ. 

Ces deux états des lieux seront comparés et permettront de définir clairement si d’éventuels dommages sont liés aux dégradations du locataire ou à une vétusté. Il est important d’être le plus méticuleux possible, vous pouvez toujours diligenter un huissier qui vous accompagnera dans cette étape et dont les frais seront partagés entre bailleur et preneur.

À noter : preneur ou propriétaire de locaux commerciaux, vous avez le droit d’être conseillé par un avocat. Les avocats pourront répondre à vos interrogations en droit de l’immobilier commercial et vous accompagner tout au long de la rédaction, de l’exécution et de la résiliation de votre bail commercial. Les avocats pourront vous conseiller dans le cadre de votre bail commercial (révision du loyer, application d’une clause du contrat, durée du bail, travaux, résiliation ou renouvellement du bail …). Les avocats peuvent vous apporter un véritable accompagnement juridique dans le cadre de l’exploitation de votre activité.

Mise à jour le : 4 novembre 2020
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