Entrées en vigueur le 1er janvier 2007, les nouvelles règles comptables pour les copropriétés ont été intégrées à l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965. Le législateur s’est en effet inspiré des règles de comptabilité pratiquées dans les entreprises. Ainsi, la comptabilité d’une copropriété se veut accessible et transparente pour les copropriétaires. En effet, il s’agit d’une comptabilité en double partie permettant de connaître exactement la situation financière de la copropriété. Les copropriétaires doivent en outre approuver les comptes lors de l’assemblée générale annuelle. C’est pourquoi il est important de savoir comment est gérée la comptabilité afin de connaître la gestion financière d’une copropriété ! Explications !
Quels sont les documents comptables d’une copropriété ?
La comptabilité d’une copropriété se divise en trois documents :
- Un livre journal : il permet d’inscrire les opérations journalières comptabilisées
- Un grand livre : Il permet de reporter les opérations dans les comptes
- La balance générale : elle résume les soldes des comptes en fin d’exercice
La loi SRU impose au syndic l’utilisation d’un plan comptable spécifique avec une nomenclature précise. De plus, le syndic doit conserver pendant 10 ans les pièces justificatives de chaque écriture comptable.
Comment vérifier les comptes d’une copropriété ?
Une des missions du conseil syndical est de vérifier et contrôler la comptabilité tenue par le syndic.
Avant la convocation à l’assemblée générale, le conseil syndical et le comptable du syndic se réunissent afin de vérifier les comptes annuels. Ils ont accès à tous les documents comptables de la copropriété.
Les éléments à contrôler afin de vérifier que la comptabilité est bien tenue sont par exemple :
- Le classement des factures
- Une balance et un grand- livre équilibré
- Un rapprochement bancaire juste : à savoir le solde du compte banque, coïncide avec le solde du compte bancaire.
- La comptabilité d’engagement est respectée, c’est-à-dire que les dépenses sont comptabilisées à la date de la facture et non à la date de règlement.
Une fois les comptes vérifiés par le conseil syndical, ils pourront être joints à la convocation de l’assemblée générale.
Comment sont approuvés les comptes annuels d’une copropriété ?
Lors de l’assemblée générale, les copropriétaires approuvent les comptes, votent le budget prévisionnel et les éventuelles dépenses pour travaux hors budget prévisionnel.
Ainsi lors de l’envoi de la convocation, les comptes doivent être annexés sous forme de documents de synthèse, à savoir :
- L’état financier : ce tableau présente les créances et les dettes de la copropriété.
- Le compte de gestion : Ce tableau présente les charges et les produits de l’exercice
- L’état des travaux hors budget prévisionnel et des opérations exceptionnelles
Dès lors que les comptes sont approuvés à la majorité de l’article 24, le syndic procède à la régularisation des charges.
Quelles sont les obligations comptables pour une petite copropriété ?
Les copropriétés de moins de 10 lots avec un budget annuel inférieur à 15 000 euros bénéficient d’une comptabilité simplifiée. En d’autres termes, elles ne sont pas obligées d’appliquer la comptabilité d’engagement. De plus, elles peuvent dispenser le syndic de l’obligation de compte bancaire séparé.
5 points clés à retenir sur la comptabilité d’une copropriété !
La comptabilité d’une copropriété est régie par l’article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 et répond aux spécificités suivantes :
- C’est une comptabilité d’engagement
- L’exercice comptable est de 12 mois et les charges sont payées d’avance
- Les comptes sont vérifiés par le conseil syndical
- Les comptes sont approuvés par les copropriétaires lors de l’assemblée générale
- La régularisation des comptes intervient après l’approbation des comptes
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Comment fonctionne la comptabilité dans une copropriété ?
La comptabilité d’une copropriété se tient sur 12 mois ; sans forcément être une année civile ; permettant de régler les charges par anticipation.
À la suite de la réforme de 2007, les copropriétés utilisent une comptabilité d’engagement dit en partie double, c’est-à-dire que chaque opération fait l’objet d’une écriture au débit d’un compte et au crédit d’un autre.
Le principe, contrairement à une comptabilité de trésorerie, est que les charges et les produits sont enregistrés dès leur engagement par le syndic, indépendamment de leur règlement. En d’autres termes, le syndic enregistre les factures afin qu’elles soient comptabilisées même si celles- ci ne sont pas encore réglées.
Ce système permet ainsi de connaître précisément et comptablement la situation financière de la copropriété.
Par ailleurs, le syndic établit un budget prévisionnel afin d’anticiper les dépenses annuelles de la copropriété. C’est à partir de ce budget que les provisions sur charges trimestrielles sont calculées et réparties entre les copropriétaires en fonction de leur quote-part.
Concrètement, les copropriétaires paient d’avance les charges de l’année. Néanmoins, une régularisation annuelle est établie lors de la clôture des comptes en fin d’exercice.
C’est pourquoi il est courant que les copropriétaires se retrouvent avec un compte créditeur ou débiteur. Tout dépend du montant des dépenses réellement réalisées au cours de l’année.
Bon à savoir : Depuis 2015, le syndicat de copropriété doit obligatoirement ouvrir un compte séparé au nom de la copropriété. En effet, auparavant il était courant que le syndic détienne un seul compte pour toutes les copropriétés. Cette mesure a été prise afin d’assurer un maximum de transparence envers les copropriétaires et de lisibilité concernant la situation financière de l’immeuble.
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