Comment est organisée une assemblée générale de copropriété ?

Une assemblée générale de copropriété est organisée par le syndic professionnel ou bénévole. Elle doit être tenue une fois par an, précisément dans les six mois après l’arrêté des comptes annuels de la copropriété. Le syndic convoque individuellement chaque copropriétaire afin de prendre part aux décisions inscrites à l’ordre du jour de l’assemblée générale. 

Ainsi on peut se demander comment est organisée une assemblée générale ordinaire d’une copropriété et quelles sont les règles à respecter pour son bon déroulement.

Une des principales obligations du syndic est d’organiser une assemblée générale une fois par an dans les six mois à partir du dernier jour de l’exercice comptable précédent. 

Cette convocation doit être notifiée minimum 21 jours calendaires avant la date de l’assemblée générale. Elle doit être envoyée à chaque copropriétaire soit par lettre recommandée avec avis de réception, par voie électronique ou remise en main propre contre récépissé ou émargement.

Par ailleurs, un copropriétaire peut demander au syndic de convoquer une assemblée générale, à ses frais, afin de faire inscrire à l’ordre du jour une question concernant ses droits et obligations. Cela peut être par exemple une demande d’autorisation de travaux comme la pose d’une climatisation, ou encore la création d’une véranda. Dans ce cas, il doit en faire la demande au syndic par lettre recommandée. Le syndic aura alors 15 jours à partir de la notification pour informer le copropriétaire des frais et honoraires pour la tenue de l’AG. Par la suite, il aura 45 jours après le paiement de ces frais pour organiser l’assemblée générale.

Conformément à l’article 26 du décret du 17 mars 1967, le syndic élabore l’ordre du jour de l’AG en concertation avec le conseil syndical. Néanmoins, la réglementation ne mentionne pas de sanction si cette règle n’est pas respectée, en d’autres termes cela ne constitue pas une cause d’annulation de l’assemblée générale.

Concrètement, l’ordre du jour comprend toutes les questions qui seront présentées et votées le jour de l’assemblée générale des copropriétaires. Le formalisme de l’élaboration d’un ordre du jour se présente comme tel :

• Élection du président de l’AG, 
• Élection du secrétaire de l’AG ;
• Élection des membres du conseil syndical ;
• Présentation du rapport du conseil syndical ;
• Vérification et approbation des comptes du syndic ;
• Renouvellement du mandat du syndic ou examen de nouvelles candidatures ;
• Examen et vote du budget prévisionnel ;
• Constitution de provisions pour les travaux d’entretien.

Ce n’est qu’après les généralités administratives et comptables, que les questions liées aux besoins spécifiques de la copropriété ou des copropriétaires sont évoquées. 

Ainsi, lorsque des travaux doivent être réalisés, l’ordre du jour comprend les questions suivantes :

• Le montant et la nature des travaux ;
• Les honoraires du syndic pour ces travaux ;
• L’installation de nouveaux équipements communs (par exemple, un ascenseur) ;
• La validation des travaux privatifs par les copropriétaires.

Lors de la tenue d’une assemblée générale, il est possible de discuter d’un sujet non inscrit à l’ordre du jour. Toutefois, il ne sera pas possible de procéder au vote ni de l’inscrire dans le procès-verbal de l’AG.

Par ailleurs, le syndic doit donner la possibilité aux copropriétaires de demander l’inscription d’une ou plusieurs questions à l’ordre du jour selon l’Article 10 du décret du 17 mars 1967. De plus, un copropriétaire peut demander une inscription à l’ordre du jour en envoyant une lettre recommandée avec avis de réception à tout moment avant l’envoi de la convocation à l’assemblée générale. Une demande faite après l’envoi de la convocation sera portée à l’ordre du jour de l’AG de l’année suivante.

Ainsi le syndic joint à la convocation de l’AG, l’ordre du jour, les documents administratifs, comptables ainsi que les devis relatifs aux travaux et un formulaire permettant de voter par correspondance.

Le déroulement d’une AG suit un protocole simple, néanmoins imposé par la loi :

• Signature de la feuille de présence 
• Désignation du président de séance : l’élection du président de séance est votée à la majorité simple c’est-à-dire à la majorité des copropriétaires présents ou représentés. À noter que l’assemblée générale ne peut pas être présidée par le syndic. En revanche, le secrétaire de séance est généralement le syndic.
• L’AG se déroule en suivant l’ordre du jour : le vote des questions mises à l’ordre du jour est soumis à des règles de majorité selon leur nature.
• Établissement du procès-verbal 

Seuls les copropriétaires ou leurs représentants peuvent voter et participer à l’AG. À noter que le syndic ne peut pas recevoir de pouvoir pour représenter un copropriétaire lors d’une assemblée générale.

Néanmoins, une AG est ouverte à des observateurs extérieurs dès lors qu’ils en ont reçu l’autorisation par les membres du syndicat. Ainsi, un architecte, un avocat, ou encore un futur acquéreur peut assister à une assemblée générale des copropriétaires sans pour autant pouvoir voter. C’est le cas également des associations de locataires affiliées à une organisation agréée qui ont le droit de participer et de formuler des observations. En revanche, un locataire de logement ne peut pas assister à une AG sauf s’il a reçu le pouvoir de son propriétaire.

À noter qu’il est possible de contester une assemblée générale dès la réception du procès-verbal. En effet, un copropriétaire a deux mois pour faire connaître son désaccord sur une question votée à l’ordre du jour.

Comme nous l’avons vu précédemment, une assemblée générale des copropriétaires doit être organisée dans les six mois suivant l’arrêté des comptes annuel. Dans le cas, où le syndic ne respecte pas ce délai, le conseil syndical peut mettre en demeure le syndic d’organiser l’AG. À défaut d’une convocation sous 8 jours, le conseil syndical peut alors organiser et convoquer une AG. 

Par ailleurs, le syndic dont le mandat est terminé ou révoqué ne peut plus organiser d’assemblée générale. Les décisions qui sont alors prises ne sont pas frappées de nullité, mais peuvent être annulables en justice dans les 2 mois qui suit l’assemblée générale. 

En cas de litige lors d’une assemblée générale, il est conseillé de demander conseil à un avocat spécialisé en droit immobilier.