Maîtriser les factures et les devis en entreprise

Tout savoir sur les factures et devis quand je crée mon entreprise. Tout nouvel entrepreneur doit maîtriser cet aspect car la facturation et les devis ne se limitent pas à l'envoi de factures ou d'offres. Ce sont des outils essentiels qui vous aident à suivre vos finances, à gérer votre trésorerie et à entretenir des relations saines avec vos clients. 

En tant que futur chef d'entreprise, vous devez savoir comment créer des devis et des factures d’une manière professionnelle et ainsi vous présentez comme une entreprise fiable et digne de confiance. Dans cet article, nous aborderons tout ce que vous devez savoir pour maîtriser les factures et les devis, y compris des conseils sur la façon de créer des factures efficaces, de gérer les paiements et de vous assurer que votre entreprise est payée à temps. 

Que vous soyez déjà un entrepreneur chevronné ou que vous débutez, ce guide vous aidera à maîtriser l'art de la facturation.

La facturation et les devis sont essentiels pour votre entreprise pour plusieurs raisons :

• Suivre l'évolution de vos finances. En suivant vos factures et vos devis, vous pouvez contrôler vos flux de trésorerie et vous assurer que votre entreprise réalise des bénéfices. 
• Gérer vos paiements. En envoyant vos factures à temps et en assurant le suivi des paiements, vous pouvez vous assurer que votre entreprise est payée à temps, ce qui est essentiel pour maintenir un flux de trésorerie sain.
• Entretenir des relations saines avec vos clients. En envoyant des factures et des devis professionnels, vous vous présentez comme une entreprise fiable et digne de confiance, ce qui est essentiel pour établir des relations à long terme avec vos clients.

Les termes "facturation" et "devis" sont souvent utilisés de manière interchangeable, alors qu’ils ne sont pas identiques. 

La facturation est le processus qui consiste à facturer aux clients les biens ou les services que vous leur avez fournis. Une facture est un document qui décrit les détails de la transaction, y compris le montant dû, la date d'échéance et les conditions de paiement. Il faut savoir que la facture est un document commercial, comptable et juridique. Elle est établie par toute structure juridique quelle que soit sa forme (société, association, micro-entreprise…). La facturation est obligatoire pour toute vente de marchandises ou de prestations de services dans le cadre d’une activité professionnelle.

En revanche, un devis est un document qui décrit les détails d'une transaction proposée, y compris le prix et les conditions. Un devis est une offre formelle de fournir des biens ou des services à un client. Un devis désigne donc une proposition commerciale faite par un fournisseur à son client, et qui restera valable jusqu'à ce que ce dernier décide de l'accepter ou non. C’est un outil commercial important dont le rôle est crucial : le devis signé vaut accord et engagement entre les deux parties.

Une facture est un document formel qui décrit les détails d'une transaction entre un vendeur et un acheteur. Le document, établi par le vendeur et adressé au client, détaille le type de marchandise vendu, la quantité, le décompte du prix et la somme totale due par le client. 

Sachez que la facture doit être établie en langue française et en euros. Si votre client réside dans un pays non-francophone utilisant une devise différente, il sera possible d’envoyer, en plus de la facture d’origine, une version traduite dans la langue et la devise de ce dernier (à condition que la devise soit convertible et que les taxes figurent en euros), si le client en fait la demande. Vous pouvez toujours n’éditer que la facture traduite, mais en cas de contrôle administratif, il faudra la faire traduire en français par un traducteur certifié ; ce qui peut être une perte de temps et d’argent.

La facture a pour objet de déclencher le règlement des biens ou services achetés, de servir de preuve en cas de litige et permet de contrôler le montant de la TVA à acquitter et les prix pratiqués. L’acheteur est tenu de régler la facture selon les conditions prévues dans la commande. 

La facture doit être en deux exemplaires l’un pour le vendeur, l’autre pour l’acheteur. Et elle doit être conservée 10 ans. Sachez que l’acheteur a le droit de réclamer une facture si le vendeur ne lui en fournit pas une dès la réalisation de la vente.

Il existe plusieurs types de factures qui, dans tous les cas, sont émises par le fournisseur.

Une facture d'acompte est une facture émise par un fournisseur ou un prestataire de services pour demander un paiement partiel anticipé d'un produit ou d'un service qui sera livré proposé. Elle doit obligatoirement être éditée. Elle peut être utilisée dans des situations où le coût total d'un produit ou d'un service est élevé ou lorsque le fournisseur ou le prestataire de services a besoin d'une garantie financière pour se protéger contre des risques de non-paiement.

A noter : la facture d'acompte n'est qu'une partie du paiement total et que la vente restante doit être réglée, généralement à la livraison du produit ou à la fin de la prestation de service.

C’est la facture classique, celle qui récapitule une transaction de vente entre un vendeur et un acheteur. Elle détaille les biens ou services fournis, ainsi que le coût total de la transaction.

La facture sert de preuve de la transaction. Elle sera utilisée pour suivre les ventes, la gestion des stocks, la comptabilité et également pour la déclaration fiscale et le suivi des paiements. En cas de litige, la facture peut être utilisée comme preuve devant les tribunaux.

La facture d'avoir permet d’annuler partiellement ou totalement une facture précédemment émise dans le cadre d’une vente de biens ou de services. Elle peut être utilisée dans différentes situations, par exemple en cas de retour de marchandise ou de correction d'erreur dans une facture.

Le vendeur peut soit rembourser directement l'acheteur, soit utiliser l'avoir pour compenser les futurs paiements de l'acheteur. 

La facture d'avoir est une pratique courante dans le commerce et elle est importante pour maintenir un suivi précis des transactions commerciales, des paiements et des retours de marchandises.

Il n’est pas anodin d’établir une facture, certains éléments sont obligatoires. Par exemple, vous devez savoir que la facture est obligatoire et qu’elle doit être établie en double exemplaire. Que ce soit une facture d’acompte, de doit ou d’avoir.

Certaines mentions sont obligatoires sur une facture :

• En-tête de la facture

L'en-tête de la facture doit comporter le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse électronique, les numéros RCS et SIREN, le code NAF et le logo de votre entreprise. Ces informations sont essentielles pour identifier votre entreprise et faire en sorte que vos clients puissent vous contacter s'ils ont des questions ou des préoccupations.

• Informations sur le client

Les coordonnées du client doivent comprendre son nom, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse électronique et les numéros RCS et SIREN. Ces informations permettent d’identifier distinctement le client et s'assurer que la facture est envoyée à la bonne personne.

• Numéro de la facture

Le numéro de facture est un identifiant unique qui vous permet de suivre vos factures. Vous devez utiliser un système de numérotation séquentielle pour vous assurer que chaque facture porte un numéro unique, même d’une année sur l’autre. A bannir donc la numérotation démarrant à 1 en début de chaque nouvelle année !

• Date de la facture

La date figurant sur la facture doit être la date à laquelle les biens ou les services ont été fournis.

• Description des biens ou services

La description des biens ou des services doit être claire et concise. Elle doit comprendre la dénomination du produit ou service, la quantité, le prix unitaire et le prix total.

• Conditions de paiement

Les conditions de paiement doivent être clairement indiquées sur la facture. Vous devez préciser la date d'échéance du paiement, le mode de paiement et les éventuels frais de retard.

• Numéro d’identification intracommunautaire

Le numéro d'identification intracommunautaire est un numéro individuel attribué aux entreprises assujetties à la TVA et domiciliées au sein de l'Union européenne. Vous devez le stipuler sur vos factures car il permet d’attester votre autorisation à réaliser des transactions commerciales entre entreprises de l'Union européenne.

• Taux de TVA applicable et montant

Il existe plusieurs taux de TVA en fonction de votre activité et des produits et services que vous proposez. Vous devez renseigner le taux de TVA qui sera applicable lors de chaque facture, mais aussi le montant de la TVA dûe.

• Autres mentions obligatoires : les réductions de prix consenties, l’escompte applicable en cas de paiement anticipé, les références de la commande ayant déclenché la vente, le rappel des conditions de vente (transport, livraison...),  les caractéristiques générales de l'envoi (nombre de colis, poids, contenu non détaillé...) 

En envoyant un devis à un client potentiel, l’entrepreneur s’engage à pouvoir fournir les biens et/ou services indiqués, au prix et aux conditions mentionnées sur le devis. 

Il s’agit donc d’une proposition officielle.

Toutefois, le devis ne fera office de contrat que s’il est signé par le client qui l’a reçu : dans ce cas, l’engagement devient contractuel.

Ce document permet de protéger les intérêts de chacun en cas de litige (non-paiement, retard de paiement ou erreur de votre part). 

La durée de validité du devis peut être fixée par l’entrepreneur : au-delà de cette date, le prix et les conditions pourront être sujets à changements. 

La durée de la validité est choisie par le prestataire mais elle doit être raisonnable et proportionnelle aux travaux ou prestations. En général, elle est fixée à 3 mois. 

Le délai commence à courir à partir de la date d'édition du devis.

Quel que soit le secteur d’activité, vous devrez délivrer un devis lorsque le montant de la vente est supérieur à 1 500 euros.
Pour certaines activités, la rédaction d’un devis est obligatoire. C’est le cas pour les déménagements, les travaux, les dépannages et certains dépassements d’honoraires par les professionnels de la santé.

Pour avoir plus d’informations, nous vous conseillons de vous rapprocher de votre association de branche professionnelle pour savoir à partir de quel montant la délivrance d’un devis est obligatoire.

Une fois signé, le devis a valeur de contrat. Il doit contenir les éléments suivants :

• la mention « Devis » indiquée clairement,
• sa date d'émission et, éventuellement, sa durée de validité,
• le nom ou la raison sociale de l'entreprise, ainsi que les numéros SIREN et RCS,
• les coordonnées précises du client,
• le montant total HT, le montant et les taux de TVA applicables, ainsi que le montant total TTC,
• la description des services et/ou produits vendus, avec pour chacun la quantité (si cela a du sens) et le prix ; si l'émission du devis lui-même a un prix (déplacement chez le client, durée de création du devis...), il faut qu'il y figure aussi,
• la date à laquelle la prestation de service commence, et pour quelle durée,
• les conditions générales de vente, 
• les conditions de paiement,
• les modalités de prestation du service.

Ces éléments sont indispensables pour que le devis soit irréprochable.

Il est essentiel de créer des factures et des devis efficaces pour maintenir une trésorerie saine. 

La facture peut être réalisée en format papier, fichier PDF avec signature électronique ou tout type de fichier électronique répondant aux exigences de la réglementation française.

Pour gagner du temps et en toute simplicité, vous pouvez créer vos factures avec un logiciel de facturation.

• Laissez-vous simplement guider par le logiciel lors de la création de votre première facture. Vous aurez l’assurance de créer une facture claire et conforme aux exigences de la réglementation française.
• Lorsque vous renseignez vos informations légales, produits et clients, celles-ci s’enregistrent sur votre base de données.

Ainsi, toutes les factures suivantes reprendront automatiquement vos coordonnées et mentions légales et vous pourrez importer vos produits et clients en seulement quelques clics.

En utilisant un logiciel de factures en ligne, vous retrouvez facilement tous vos clients et articles dans votre base de données et vous pourrez suivre d’un coup d'œil l’avancement de vos transactions.

La Loi de Finances 2020 annonce l’obligation d’émettre des factures électroniques dans le cadre des échanges commerciaux entre professionnels assujettis à la TVA à partir de 2023. Il ne sera donc plus possible d’utiliser des factures papiers ou créées sous Word ou Excel.

La gestion de votre trésorerie est essentielle à la réussite de votre entreprise. La facturation et l'établissement de devis peuvent vous aider à gérer votre trésorerie en vous assurant d'être payé à temps et d'avoir un flux de revenus régulier. Voici quelques conseils pour gérer votre trésorerie grâce à la facturation et à l'établissement de devis :

• Utiliser un logiciel de facturation professionnel

L'utilisation d'un logiciel de facturation professionnel peut vous aider à créer rapidement et facilement des factures et des devis de qualité professionnelle. Si vous avez utilisé un logiciel pour éditer votre devis, il sera très simple en quelques clics de le transformer en facture. Vous gagnerez ainsi du temps et n'oublierez pas de facturer vos clients.

• Soyez clair et concis

Vos factures et devis doivent être clairs et concis, et tous les détails essentiels doivent y figurer clairement. Utilisez un langage simple et évitez le jargon ou les termes techniques que vos clients risquent de ne pas comprendre.

• Envoyez vos factures et devis rapidement

L'envoi rapide des factures et des devis est essentiel pour maintenir un flux de trésorerie sain. Vous devez envoyer vos factures et vos devis dès que possible après la fourniture des biens ou des services. Plus vous envoyez rapidement vos factures, plus vous serez payé rapidement.

• Assurer le suivi des paiements

Le suivi des paiements est essentiel pour s'assurer que votre entreprise est payée à temps. Vous devez envoyer des rappels aux clients qui n'ont pas payé leurs factures et les relancer par téléphone ou par courrier électronique si nécessaire. N’hésitez pas à facturer des frais de retard pour les paiements tardifs.

• Proposer des incitations au paiement anticipé

Offrir des incitations pour un paiement anticipé peut encourager vos clients à payer leurs factures à temps ou plus rapidement. Par exemple, vous pouvez offrir une réduction aux clients qui paient leurs factures dans un certain délai.

En matière de facturation et de devis, les nouveaux entrepreneurs commettent de nombreuses erreurs. Voici quelques-unes des erreurs de facturation les plus courantes à éviter :

• Ne pas définir les conditions et les méthodes de paiement : cela peut entraîner une certaine confusion et des retards de paiement.
• Envoyer des factures inexactes : ce qui pourrait entraîner des litiges avec vos clients et des retards de paiement.
• Ne pas assurer le suivi des factures impayées, ce qui aurait pour conséquences d’entraîner des problèmes de trésorerie et affecter votre capacité à payer vos propres factures et dépenses.
• Ne pas suivre ses dépenses. Cela pourrait entraîner des dépenses excessives et nuire à la trésorerie.
• Ne pas facturer rapidement. Plus vous attendez avant d'envoyer vos factures, plus il vous faudra de temps pour être payé.

La facturation et l'établissement de devis sont des outils essentiels pour tout chef d'entreprise, et leur maîtrise est indispensable pour maintenir un flux de trésorerie sain et établir des relations solides avec vos clients. En définissant vos conditions et méthodes de paiement, en utilisant un logiciel de facturation et en assurant le suivi des factures en souffrance, vous pouvez vous assurer que votre entreprise est payée à temps et éviter les erreurs de facturation les plus courantes. 

En mettant en place les bonnes pratiques, vous pouvez maîtriser l'art de la facturation et de l'établissement de devis et assurer la réussite de votre entreprise.