Différencier charges fixes et variables lors de la création de mon entreprise

En création d'entreprise, l'une des compétences importantes que tout entrepreneur devrait posséder est la compréhension des différences entre les coûts fixes et les coûts variables. 

Les coûts fixes sont ceux qui restent identiques quel que soit le niveau d'activité de l'entreprise, tandis que les coûts variables fluctuent avec le niveau d'activité de l'entreprise. 

Connaître la différence entre les deux peut vous aider à allouer vos ressources efficacement et à prendre des décisions éclairées sur la façon de dépenser votre argent. Mais aussi lorsqu'il s'agit de planifier, de budgétiser et de prévoir le succès de votre entreprise. 

En ayant une bonne compréhension de ce concept de charges fixes et variables, vous pouvez mieux vous préparer aux défis financiers du démarrage de votre entreprise et ainsi mieux analyser sa rentabilité.

Comprendre les différences entre les charges fixes et variables lors de la création d'une entreprise est très important pour un futur chef d’entreprise. 

Les coûts fixes sont des dépenses qui restent les mêmes quel que soit le niveau d'activité de l'entreprise. Cela signifie qu'ils ne changeront pas, quelle que soit la quantité que vous produisez ou vendez. 

Les coûts variables, quant à eux, varient en fonction du niveau d'activité de l'entreprise. Cela signifie qu'ils augmentent ou diminuent en fonction de la quantité de biens ou de services que vous produisez ou vendez.

Les coûts fixes comprennent généralement le loyer, l'assurance, les honoraires comptables et les salaires. Alors que les coûts variables, liés au fonctionnement de l’entreprise, concernent les achats de marchandises et de matières premières, les consommations énergétiques, la sous-traitance et l’emploi de salariés opérationnels indexés sur l’activité. 

Les charges fixes sont généralement payées à l'avance et il est difficile de les réduire. Précisons qu’elles devront tout de même être décaissées par l'entreprise même si son chiffre d’affaires est nul. Les charges variables, en revanche, sont généralement payées à terme échu et sont plus faciles à gérer. 

Attention, plus l’activité progresse, plus les charges variables sont importantes, et inversement.

Savoir où se trouvent ces dépenses dans les comptes d'une entreprise vous aidera à distinguer les coûts fixes des coûts variables, ainsi qu'à planifier, budgétiser et prévoir le succès de votre entreprise.

On trouvera les charges fixes et les charges variables dans la répartition des comptes d'une entreprise, notamment dans la section “charges d’exploitation” du compte de résultat. En effet, elles sont liées à l’activité courante de l’entreprise.

Précisons que les charges financières et les charges exceptionnelles sont exclues de cette distinction.

Les charges fixes sont aussi appelées charges de structure ou charges structurelles et les charges variables, charges d’activité ou charges opérationnelles.

Comprendre les différences entre les coûts fixes et variables peut être bénéfique pour les entrepreneurs car cela peut aider à planifier et à budgétiser votre entreprise de manière plus efficace, et notamment maximiser les profits et minimiser les pertes.

Connaître les coûts fixes et variables peut également vous aider à mieux gérer les flux de trésorerie et à garder les coûts sous contrôle.

En distinguant les deux types de coûts, vous pouvez également faire des prévisions plus précises sur les revenus, les dépenses et les bénéfices futurs de votre entreprise.

Identifier les coûts fixes et variables peut être une tâche ardue pour les nouveaux entrepreneurs. 

La première méthode consiste à examiner les comptes de votre entreprise, et notamment de consulter le compte de résultat. 

Si vous avez repris une entreprise, vous disposerez des documents comptables de votre prédécesseur. Cela sera donc aisé de retrouver, avec l’aide de votre comptable si nécessaire, les charges qui étaient fixes et celles qui étaient variables lors de la précédente activité.

Dans le cas où vous créez votre entreprise, vous pourrez vous tourner vers un comptable pour qu’il dresse avec vous la liste des coûts réputés comme étant fixes d’une part et variables d’autre part, afin d’en établir la différence.

Une autre façon d'identifier les coûts fixes et variables est d'examiner la nature de la dépense. Les coûts fixes restent généralement les mêmes quel que soit le niveau d'activité de l'entreprise, tandis que les coûts variables fluctuent avec le niveau d'activité de l'entreprise. A vous d’analyser chaque catégorie de charge afin de la répertorier dans le type fixe ou variable. Par exemple, le loyer est généralement un coût fixe, tandis que les matières premières sont généralement des coûts variables.

Les charges externes sont les charges courantes de l'entreprise, nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. 

Ce ne sont donc ni des immobilisations ni des marchandises destinées à la revente, ni des matières premières qui entrent dans le processus de production.

Les charges externes peuvent être fixes ou variables.

Certaines charges peuvent être mixtes, c’est-à-dire qu’elles ont une partie fixe et une partie variable. On parle alors de charges semi-variables. 

C’est le cas pour le salaire d’un commercial, par exemple. Sa rémunération comporte un salaire fixe assorti de commissions en fonction du chiffre d’affaires qu’il réalise pour l’entreprise. Ou encore tout simplement d’un forfait téléphonique qui comprendrait une partie abonnement et une partie consommation liée aux appels passés.

D’autres charges sont dites mixtes parce qu'il n’est pas possible de les classer de manière définitive dans une des deux catégories plutôt qu’une autre ; elles restent fixes pendant un temps puis augmentent quand l’entreprise franchit un palier de croissance. Il peut s’agir de charges de copropriété par exemple.

La distinction entre les charges fixes et les charges variables est importante pour les entreprises, car elle leur permet de mieux comprendre leurs coûts d'exploitation et de prendre des décisions éclairées en matière de gestion financière. Voici les principaux avantages de cette distinction :

• Prévisions de rentabilité plus précises. En distinguant les charges fixes des charges variables, une entreprise peut prévoir plus précisément son seuil de rentabilité. Les charges fixes restant les mêmes quel que soit le niveau d'activité de l'entreprise et les charges variables variant en fonction du volume d'activité, l’entreprise pourra alors élaborer des prévisions financières plus précises et prendre des décisions plus éclairées en matière de tarification, de production et de gestion des coûts. Connaître son seuil de rentabilité est primordial pour la réussite d’une entreprise.
• Gestion des coûts. En identifiant les charges fixes et les charges variables, vous pouvez mieux gérer les coûts d'exploitation de votre entreprise. Les charges fixes étant incompressibles à court terme, vous pouvez chercher à réduire les charges variables pour améliorer la rentabilité de votre entreprise, en ajustant par exemple sa production ou ses dépenses de marketing. Connaître ainsi la marge dégagée par un ou plusieurs produits permettra de vous assurer le succès sur le long terme.
• Connaître sa marge sur coût variable (MCV), c’est-à-dire la part du chiffre d'affaires qui n’est pas consommée par les coûts variables et qui contribue ainsi à la couverture des coûts fixes.
• Prise de décisions stratégiques. Par exemple, si une entreprise prévoit une forte baisse de la demande, elle peut ajuster ses coûts fixes en réduisant ses effectifs ou en renégociant ses contrats de location. Elle peut également ajuster ses coûts variables en réduisant ses dépenses de marketing ou en achetant moins de matières premières.
• Optimiser la gestion mensuelle de votre trésorerie. Connaître précisément chaque particularité de vos charges, comme leurs saisonnalités, leurs délais et modalités de paiement, permet de prévoir les dépenses mensuelles de votre entreprise et ainsi de pouvoir mieux la piloter. 
• Avoir recours à du personnel intérimaire au bon moment. En maîtrisant vos coûts, vous pourrez anticiper vos recrutements afin d’optimiser votre production.

Le contrôle des coûts fixes et variables est essentiel à la réussite de toute entreprise. Il existe plusieurs stratégies que les entrepreneurs peuvent utiliser pour contrôler ces coûts. En voici quelques-unes.

• Réduire les dépenses inutiles. A vous de lister les charges que vous jugez inadaptées au bon fonctionnement de votre entreprise. Ainsi vous pourrez maîtriser les coûts et maximiser les profits.
• Négocier de meilleures conditions avec vos fournisseurs. En négociant de meilleurs accords, vous pouvez réduire vos dépenses et augmenter vos bénéfices.
• Profiter de remises et d’offres spéciales. Il n’y a pas de petites économies quand on gère une entreprise. Les remises, les offres spéciales contribuent aussi à réduire les coûts et à augmenter les profits.
• Suivre et contrôler les coûts : l’incontournable de tout chef d'entreprise. Identifier les domaines dans lesquels les coûts peuvent être réduits et les bénéfices augmentés fera partie de votre quotidien d’entrepreneur.

La budgétisation des coûts fixes et variables est une partie importante de la gestion d'une entreprise. L'un des conseils les plus importants pour budgétiser ces charges est d'être conscient de la différence entre eux. Savoir quand il faut s'attendre à des coûts fixes et quand il faut s'attendre à des coûts variables peut vous aider à planifier votre budget avec précision et à vous assurer que votre entreprise est prête à faire face à des coûts imprévus. 

De plus, vos coûts variables, comme ils l’indiquent, varient, il est donc indispensable pour la pérennité de votre entreprise que vous ayez anticipé et mis de l’argent de côté pour couvrir toute fluctuation potentielle de ces coûts variables, car ceux-ci peuvent être difficiles à prévoir.

Ne jamais oublier que les coûts fixes peuvent être difficiles à réduire, donc chercher des moyens de réduire les coûts variables est la seule solution pour rester rentable. En tant que chef d’entreprise, vous devrez vous tenir au courant de tout changement du coût des matières premières ou de la main-d'œuvre, car cela peut avoir un impact important sur votre budget. 

Rappel : les coûts fixes peuvent être affectés par l'inflation

Conseil : ajuster votre budget en conséquence.

Lorsqu'il s'agit de gérer les coûts fixes et variables, l'un des outils les plus importants est le logiciel de suivi et de contrôle. Ce logiciel peut vous aider à suivre et à analyser vos coûts en temps réel, ce qui vous permet de prendre de meilleures décisions sur la façon de réduire les coûts. 

Cet outil peut aussi vous aider à identifier les domaines où les coûts sont trop élevés et prévoir les coûts futurs afin de vous assurer que votre entreprise est bien préparée à faire face à toute dépense imprévue.

En cas d’inflation ou de dépassement de budget, vous serez à même d’agir rapidement grâce à cet outil de suivi.

Comprendre les différences entre les coûts fixes et les coûts variables est essentiel pour toute entreprise, surtout lorsqu'elle démarre. Cela permet d’analyser la rentabilité d’un ou plusieurs produits voire de l’activité de votre entreprise dans son ensemble.